2020. Augusztus 08. | László
Előző

Áprilisi fűbeindító tippek...

Következő

Bundás barátaink...

Amikor az iroda beköltözik a nappaliba

Mivel az ország nagy részét otthonmaradásra kérték, hogy segítsen legyőzni a koronavírus elleni küzdelmet, sok személyes és munkahelyi kapcsolatunk digitálissá vált. Az otthon maradottak számára ez azt jelenti, hogy távolról dolgozunk az ügyfelekkel és kollégáinkkal. A virtuális konzultációk kezelésétől a tervezési döntések megfogalmazásáig, megrendelések megtételéig, számos munkát el lehet végezi távolról. Akkor használjuk is ki a digitális üzleti menedzsment és tervező eszközöket adta lehetőségeket.

Néhány dolog, amit most megtehetünk, annak érdekében, hogy hatékonyan tudjunk együttműködni az ügyfeleinkkel. A személyes üzleti kapcsolataink nagy részét napjainkban már eddig is az on-line térben éltük meg, de egy iroda „biztonságos” és steril falai között. Most adunk néhány tippet, arra az esetre, ha a nappaliba költözik az iroda és a családdal osztozunk meg a munkaidőn.

Optimalizáljuk az otthoni munkaterületünket
Most az otthonunk az alapja üzleti vállalkozásunknak, innen dolgozunk napi szinten ügyfeleinkkel, kollégákkal, alkalmazottainkkal. Amellett, hogy kényelmes székkel, megfelelő fényforrásokkal és egyéb irodai eszközökkel felszereltük a kialakított munkaterületünket, arról is meg kell győződnünk, hogy az otthoni számítógépes és egyéb technológiánk megfelelő-e a munka elvégzéséhez.

Gondoskodjunk a számítógép hatékony és előnyös elhelyezéséről.
Azok, akik általában laptopon dolgoznak, megfontolhatják egy laptop állvány beszerzését, hogy csökkentsék a nyaki megterhelést és javítsák a testtartásukat. Azonban egy számítógépes monitor - ideális esetben állítható webkamerával, billentyűzettel és egérrel kényelmesebb és ergonomikusabb munkakörnyezetet is teremt, mint a laptop. A kék fényt szűrő szemüveg használatát a szem feszültségének további csökkentése érdekében is javasolt, bár ezt az irodai környezetünkben is használhattuk eddig. A bevált dolgoktól otthon sem kell megválnunk.

Használjunk fejhallgatót!
A beépített mikrofonnal ellátott minőségi fejhallgató elengedhetetlen a csendes munkakörnyezet megteremtéséhez, különösen akkor, ha otthonról dolgozunk. Ha a számítógép beépített hangszórói nem elég nagyok, a fejhallgató hasznos lehet a virtuális találkozók és a videokonferenciák során is.

Javítsunk az internet kapcsolatunkon!
Ha észrevesszük, hogy az internet lassabban működik, mint általában, akkor számíthatunk rá, hogy nem vagyunk egyedül, megnövekedett számú felhasználó csatlakozik egyszerre a világhálóra. Az internet gyorsaságának fenntartása érdekében ellenőrizzük, hogy az összes rendszerünk és eszközünk naprakész-e. Ellenőrizzük az internetszolgáltatót is, hogy megbizonyosodjunk arról, hogy a szerződésében foglaltak fedezik-e a jelenlegi igényeinket. Lehet, hogy itt az ideje, hogy kapcsolatba lépjünk hozzáértő szakemberekkel, barátokkal, akik esetleg jobban értenek a rendszer tökéletesítéséhez.



Néhány dolog, amire mindenképen szükségünk van az otthoni kialakított irodánkban:

Virtuális találkozók és videokonferenciák
Videokonferencia-eszközök, például a Google Hangouts és a Zoom, melyek könnyen kezelhető alkalmazások, Ha eddig még nem használtuk, hamar meg fogjuk kedvelni őket.

A Zoom különösen népszerűvé vált az elmúlt időszakban, mivel bármilyen levelező rendszerrel működik, és egyszerre több felhasználót képes összekötni, még azokkal is, akik még soha nem használták ezt a kapcsolati módozatot. az eszközt.

A Zoom vagy bármely más virtuális eszköz használatakor vegyük figyelembe a következőket:
– Hozzunk létre profil beállítást.
Mivel nem tud létrejönni személyes kapcsolat köztünk és az ügyfelünk között, fontos, hogy barátságos, mégis profi kapcsolatot alakítsunk ki a videokonferenciáink során. Ez azzal a környezettel kezdődik, amelyet létrehozunk a beszélgetéshez. Tervezzük meg környezetünket, és csak annyit mutassunk meg amennyit szükségesnek és indokoltnak is érzünk. Ne legyen túl személyes a környezetünk. Azonban függetlenül attól, hogy melyen háttérrel rendelkezünk, győződjünk meg arról, hogy láthatóak vagyunk és a fényviszonyok is megfelelőek. Ha zajos környezetben tartózkodunk érdemes mikrofonnal ellátott fejhallgatót viselni.

– Gyakoroljuk be a képernyőmegosztási etikettet.
Az olyan konferenciaeszközök, mint a Zoom, lehetővé teszik anyagaink – prezentációk, rajzok, fényképek, dokumentumok bemutatását. Míg a képernyőmegosztás, mint eszköz, elősegíti a személyes találkozó érzését, ez esetben kritikus szempont is, hogy az ügyfelek csak azt látják, amit mi akarunk. Osszuk meg képernyőnket teljes képernyős módban, kapcsoljuk ki az értesítéseket (beleértve az üzenet felbukkanó ablakokat) és zárjuk be (vagy legalábbis minimalizáljuk) az összes nyitott lapot is. Ha nem találjuk meg gyorsan a keresett elemet, akkor mindig megszakíthatjuk a képernyő megosztást, vagy szüneteltethetjük, hogy a releváns fájlt vagy fényképet megtaláljuk anélkül, hogy a beérkező levelekben vagy a fájlokban nyilvános keresést végeznénk.

– Nem árt felkészültnek lenni.
Mielőtt bármilyen az eszközt is használunk érdemes gyakorolnunk a videokonferenciát barátainkkal vagy kollégáinkkal. Hasonlóképpen, kérjük meg az ügyfeleinket is, hogy előbb ők is teszteljenek. Ellenőrizzük, hogy a kamerák és a mikrofonok működnek-e. Tipp: A Zoom alkalmazás letölthető az asztalra, ahelyett, hogy a böngészőből használnánk, így megkönnyítjük a megbeszéléseink kezdését,

– Használjunk több kommunikációs csatornát
Az ügyfelekkel, vagy a potenciális ügyfelekkel folytatott rendszeres kommunikáció fenntartása hasznos és megnyugtató lehet ebben a bizonytalan időben. Ez lehetővé teszi az ügyfelek naprakészen tartását az ütemezéseket és a határidőket, valamint azt is, hogy milyen szintű szolgáltatásra számíthatnak tőlünk, még ilyen körülmények között is.



Több kommunikációs csatorna beépítése lehetővé teszi azoknak az ügyfeleknek a támogatását, akik esetleg nem szoktak hozzá a digitális kommunikációs eszközökhöz vagy nem annyira ismerik azokat. A kommunikációs eszközök mérlegelésekor vegyük figyelembe azokat a szolgáltatásokat, amelyek több eszközt tesznek össze a kommunikáció ésszerűsítése érdekében.

Az olyan üzenetküldő alkalmazások, mint a Google Hangouts és a Slack, kiválóak lehetnek gyors csevegések és kérdések megosztására (egy – egy ember vagy egy csoport között). Minden megosztott tartalmat egy helyen tárolhatunk.

A FaceTime, vagy más telefonos vizuális hívóeszközök lehetővé teszi az ügyfelek számára a vizuális kapcsolattartást is, de mindig figyeljünk oda, milyen körülmények között és környezetben használjuk a videohívás funkciókat.

Az e-mail, mint eddig is mindig is értékes eszköze lesz a kapcsolattartásnak, az eddigi személyes értekezletek után, most a Zoom értekezlet vagy FaceTime hívás után ugyan úgy használjuk az e-mail kapcsolattartást.

A kialakult helyzet mindenki számára új kihívásokat hoz, de az otthoni munkakörnyezet kreatív kialakítása még akár növelheti is a munka minőségének javulását. Egyes országokban nem ismeretlen a „home office” kifejezés, amely új trendként még erősebben meg fog jelenni a jövőben.



Forrás: Houzz
Előző

Áprilisi fűbeindító tippek...

Következő

Bundás barátaink...

Kövess minket!